Fassade, Wohnung, Treppenhaus – und das Büro läuft nebenher von selbst.

Um sieben sind die Kolonnen draußen: eine an der Fassade in der Gartenstraße, eine im Treppenhaus der Hausverwaltung, einer bei Frau Berger im Wohnzimmer. Im Büro klingelt das Telefon, die Hausverwaltung will die Rechnung je Wohnung und als E-Rechnung, Frau Berger fragt nach dem Lohnanteil für die Steuer, und der Kunde vom Besichtigungstermin um zehn war nicht zu Hause – eine Stunde Fahrt für nichts.

Abends um neun sitzt der Chef am Schreibtisch: Rechnungen schreiben, die Mahnung für die Fassade vom Juli, die immer noch offen ist, und das Angebot über 14.200 € für die Fassade in der Bahnhofstraße, bei dem sich seit drei Wochen keiner gemeldet hat – und die Saison läuft.

Genau diese Dinge nimmt Company OS Ihnen ab. Nicht das Aufmaß, nicht die Farbwahl, nicht die Baustelle – sondern das, was abends liegen bleibt und Geld kostet, wenn es liegen bleibt.

Was wir nicht sind: ein zweites Rechnungsprogramm und keine Handwerkersoftware mit Aufmaß und Kalkulation. Was Sie heute in Lexware, sevdesk oder ToolTime machen, machen Sie dort weiter. Ihre offenen Posten spielen Sie als Datei ein, und ab dann mahnt Company OS darauf – und hört auf, sobald das Geld da ist.

Fünf Abläufe, die in einem Malerbetrieb am meisten Zeit kosten, laufen ab jetzt von allein: Rechnung samt E-Rechnung und § 35a-Lohnanteil, Mahnung in drei Stufen, Terminerinnerung an den Kunden, Angebot nachfassen, Anfrage beantworten. Sie wählen aus, tragen einmal Ihre Daten ein, fertig – ohne IT-Wissen, ohne Einrichtungstermin. Ab 99 € netto im Monat, 30 Tage kostenlos testen.

Alle fünf sind im Paket Büro für 99 € im Monat enthalten. Zu jedem steht dabei, was er im Alltag macht – und was er nicht macht, damit Sie vorher wissen, was Sie bekommen.

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   Rechnung schreiben und verschicken – mit § 35a-Lohnanteil und E-RechnungBüro

   Aus dem Alltag: Das Wohnzimmer bei Frau Berger ist gestrichen. Company OS erzeugt die Rechnung als PDF mit fortlaufender Nummer, Ihrem Briefkopf, Leistungszeitraum und Bankverbindung – und weist den Lohnanteil nach § 35a getrennt aus, damit Frau Berger ihn beim Finanzamt absetzen kann. Bei fast jeder Privatrechnung im Malerbetrieb ist das die Frage, die sonst per Telefon kommt. Die Hausverwaltung bekommt die Treppenhaus-Rechnung als E-Rechnung (XRechnung), der Generalunternehmer seine mit dem Hinweis nach § 13b. Der Versand per E-Mail samt freundlichem Anschreiben läuft von selbst und wird protokolliert.

   Was er nicht macht: Aufmaß und Kalkulation – Quadratmeter, Untergrund, Anstriche und Material rechnen Sie wie bisher; die Positionen tragen Sie ein oder lassen die Rechnung weiter in Ihrem bisherigen Programm entstehen. Beides geht.

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   Mahnwesen in drei Stufen – stoppt, sobald das Geld da istBüro

   Aus dem Alltag: Die Fassade in der Gartenstraße, 6.400 €, ist seit drei Wochen überfällig. Company OS schickt zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung, nach Ihrer Frist die zweite Mahnung, dann die letzte mit Fristsetzung. Voreingestellt liegt jede davon zuerst unter „Freigaben“ und geht erst nach Ihrem Klick raus. Stammkunden und Hausverwaltungen, die Sie nie mahnen wollen, tragen Sie einmal als Ausnahme ein. Sobald die Rechnung bezahlt ist, hört der Ablauf sofort auf – keine Mahnung an einen Kunden, der längst überwiesen hat.

   Was er nicht macht: Ins Bankkonto schauen. Dass eine Rechnung bezahlt ist, tragen Sie ein, oder Sie spielen die offenen Posten aus Lexware oder sevdesk als Datei ein. Den Abgleich mit dem Kontoauszug als Datei gibt es im Paket Pro – eine Verbindung zur Bank gibt es nicht.

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   Terminerinnerung – damit bei Besichtigung und Baubeginn jemand da istBüro

   Aus dem Alltag: Mittwoch, 8 Uhr, Beginn im Schlafzimmer bei Familie Kraus. Sie bekommt 48 Stunden vorher eine E-Mail und zwei Stunden vorher noch eine – mit dem Satz, den Sie einmal hinterlegt haben: „Bitte rücken Sie die Möbel von den Wänden und räumen Sie Bilder ab.“ Dasselbe für den Besichtigungstermin am Freitag. Wer erinnert wird, ist da und hat vorbereitet – und Ihre Kolonne fängt um acht an statt um neun.

   Was er nicht macht: In Ihren Outlook- oder Google-Kalender schauen. Die Termine, an die erinnert werden soll, stehen in Company OS. Terminserien in einem Zug anlegen geht ab dem Paket Business.

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   Angebote nachfassen – bevor die Saison vorbei istBüro

   Aus dem Alltag: Das Angebot für die Fassade in der Bahnhofstraße, 14.200 €, liegt seit drei Wochen beim Kunden. Company OS fragt nach der Zahl von Tagen, die Sie festlegen, freundlich nach, ob noch etwas offen ist – im Ton, den Sie wählen. Meldet sich niemand, kommt nach der letzten Nachfass-Mail eine Anruf-Aufgabe auf Ihren Tisch: „Herrn Vogel anrufen, Angebot vom 09.09.“ Im Frühjahr, wenn zwanzig Angebote draußen sind, entscheidet das über den Sommer.

   Was er nicht macht: Den Preis verhandeln. Nachgefasst wird per E-Mail; der Anruf bleibt bei Ihnen – und genau da gehört er auch hin. Ein Angebots-PDF aus Ihren Positionen erzeugen kann Company OS ab dem Paket Business.

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   Anfragen beantworten – auch sonntags um 21 UhrBüro

   Aus dem Alltag: Sonntag, 21:10 Uhr, eine E-Mail: „Wir ziehen im November ein, drei Zimmer streichen, was kostet das und wann könnten Sie?“ Company OS schreibt sofort einen Antwortentwurf: Eingangsbestätigung, die ersten Angaben, eine ehrliche Zusage, wann Sie sich melden. Montagmorgen liegt der Entwurf unter „Freigaben“ – ein Klick, und die Anfrage ist beantwortet, bevor der Kunde beim nächsten Betrieb anfragt.

   Was er nicht macht: Ohne Sie antworten. Die Erstantwort wartet immer auf Ihre Freigabe, weil man dem Absender einer E-Mail nicht blind trauen kann. Ein Angebot ist der Entwurf nicht – Preis und Termin bleiben Ihre Sache.

Und nebenbei, ebenfalls im Büro-Paket: Nach jedem abgeschlossenen Auftrag eine Bitte um eine Google-Bewertung – für einen Malerbetrieb der wichtigste Weg zu neuen Privatkunden. Urlaubsantrag, Krankmeldung und Arbeitszeit per Formular am Handy, ohne Zettel. Fristen an einem Ort, mit Warnung, bevor etwas abläuft: Gerüst- und Fahrzeugprüfungen, Versicherungen, Zertifikate. Und eine Wiedervorlage, die in acht Jahren von allein sagt: „Bei Familie Kraus wegen der Fassade melden.“

• Ihr Rechnungsprogramm. Lexware, sevdesk, ToolTime – alles bleibt. Ihre Kundenliste und Ihre offenen Posten laden Sie als Datei hoch (die Spalten von Lexware und sevdesk erkennt der Import), und ab dann mahnt Company OS auf Ihre echten Posten.
• Ihre Kolonne. Für sie ändert sich nichts, außer dass Urlaub, Krank und Stunden ein Formular am Handy sind statt ein Zettel im Auto.
• Ihr Postfach. Company OS verschickt über Ihre eigene E-Mail-Adresse, nicht über uns. Kunden sehen den gewohnten Absender.
• Ihr Steuerberater. Er bekommt am Monatsende saubere Daten: Ausgangsrechnungen als DATEV-Buchungsstapel, E-Rechnungen als XRechnung.
• Ihre Entscheidung. Für jeden Ablauf können Sie festlegen, dass nichts ohne Ihren Klick auf „Freigeben“ nach draußen geht. Alles wird lückenlos protokolliert.

1. Zugang anfragen und Firma anlegen: Auf app.ava-hq.com/#/start den Zugangscode anfragen und Ihre Firma registrieren. Ihre Daten gehören Ihnen und sind strikt von anderen Firmen getrennt. Den Zugangscode schicken wir in der Regel innerhalb eines Werktags.
2. Die fünf Abläufe anklicken und ausfüllen: Jeder Ablauf fragt in einem einfachen Formular nur das Nötigste – zum Beispiel Ihre Mahnfristen oder wann vor dem Termin erinnert werden soll. Kundenliste und offene Posten laden Sie als Datei hoch.
3. Läuft: Ab sofort schreibt, erinnert, mahnt und antwortet das System – und legt Ihnen alles, was nach draußen geht, auf Wunsch vorher zur Freigabe vor.

Diese drei Schritte machen Sie selbst. Auf einen Einrichtungstermin warten Sie deshalb nicht: Sobald der Zugangscode da ist, legen Sie los, auch abends. Wir sind erreichbar, wenn eine Frage auftaucht. Im Paket Pro sind zusätzlich 60 Minuten Fern-Grundeinrichtung enthalten: Wir gehen die ersten Abläufe per Bildschirmübertragung gemeinsam mit Ihnen durch.

Für einen Malerbetrieb mit 5 bis 200 Leuten heißt das: Mit Büro sind Chef, Büro und drei Vorarbeiter drin – wer nur mitlesen soll, zählt nicht gegen die 5 Nutzer. Sollen alle Gesellen Urlaub und Stunden selbst eintragen, ist Business mit bis zu 25 Nutzern das passende Paket. Größere Betriebe nehmen Pro mit bis zu 50 Nutzern, darüber gibt es Enterprise auf Anfrage.

In jedem Paket gleich: Support per E-Mail an contact@ava-hq.com mit Antwort binnen 24 Stunden an Werktagen – ohne Staffelung nach Paket.

Alle Preise netto zzgl. USt., Angebot für Unternehmer. 30 Tage kostenlos testen – mit dem vollen Pro-Umfang, ohne Zahlungsdaten und ohne Zahlungsmethode; die Testphase endet von selbst. Die Einrichtung machen Sie selbst, es fällt keine Einrichtungsgebühr an; im Paket Pro sind 60 Minuten Fern-Grundeinrichtung enthalten.

Danach zahlen Sie monatlich per SEPA-Lastschrift oder einmal im Jahr per Rechnung und Überweisung. Laufzeit 12 Monate, danach jeweils 12 Monate Verlängerung, Kündigung mit 3 Monaten Frist – eine E-Mail genügt. 14 Tage Widerrufsrecht. Für Betriebe ab 20 Mitarbeitern auf Anfrage auch ein Pilotvertrag über 6 Monate ohne automatische Verlängerung. Zugang per persönlichem Code – einfach auf der Startseite anfragen.

• Server in Deutschland: Ihre Daten liegen in Deutschland (Hetzner, Rechenzentrum Falkenstein). KI und Telefonie laufen über Anbieter in den USA.
• Zwei-Faktor-Anmeldung: Passwort + Code vom Handy – wie beim Online-Banking, für jeden Nutzer aktivierbar.
• Verschlüsselung überall: Jede Verbindung läuft über HTTPS, geschützt durch mehrstufige Firewalls.
• Tägliche Sicherung: Automatische Backups – zusätzlich laden Sie Ihre komplette Datensicherung jederzeit selbst herunter.
• Strikte Trennung: Jede Firma sieht ausschließlich ihre eigenen Daten.
• Ehrlich dazu: Einen unabhängigen Sicherheitstest (Pentest) hat es noch nicht gegeben – er steht auf unserer Liste. Was geprüft wurde, schreiben wir hier hin, nicht vorher.